L’émargement permet de confirmer la présence des participants à un webinaire live.
Dans LearnyBox, vous pouvez activer cette option, personnaliser une Feuille d’émargement, puis configurer une Attestation de présence nominative. L’attestation peut ensuite être envoyée automatiquement par e-mail aux participants ayant émargé une fois le webinaire live terminé.
Qu’est-ce que l’émargement dans un webinaire live ?
L’émargement sert à identifier les participants présents à votre webinaire live et à conserver une trace de leur participation.
Lorsque l’émargement est activé, le nom devient obligatoire à l’inscription au webinaire live.
Deux documents peuvent être configurés.
Document | À quoi il sert | Destinataire |
Feuille d’émargement | regrouper dans un tableau la liste des inscrits ayant participé et émargé | conférencier |
Attestation de présence | générer un document nominatif pour chaque participant ayant émargé | participant et conférencier |
La Feuille d’émargement est destinée au conférencier. Elle peut être personnalisée à tout moment et exportée manuellement une fois le webinaire live terminé.
L’Attestation de présence est individuelle. Elle peut être personnalisée à tout moment, exportée par le conférencier ou envoyée automatiquement par e-mail aux participants ayant émargé.
Étape 1 - Ouvrir les paramètres du webinaire live
Depuis votre back-office LearnyBox, allez dans Marketing → Webinaires live.
Ouvrez le webinaire live concerné, puis cliquez sur l’onglet Paramètres.
Étape 2 - Activer l’émargement
Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents d’émargement.
Si l’émargement n’est pas encore activé, un message indique : L’émargement n’est pas activé pour ce webinaire live.
Cliquez sur Activez-le ici.
Dans Déclenchement automatique, indiquez le délai souhaité en minutes. La valeur 0 permet de ne pas déclencher l’émargement automatiquement.
Cliquez ensuite sur Etape suivante.
Étape 3 - Configurer la feuille d’émargement
Retournez dans Paramètres → Documents d’émargement.
Dans le tableau Documents d’émargement, repérez la ligne Feuille d’émargement, puis cliquez sur Configurer.
Personnalisez le Contenu du document dans l’éditeur.
Vous pouvez utiliser les variables proposées dans Liste des variables, par exemple :
Variable | Information affichée |
| nom du webinaire live |
| date du webinaire live |
| durée du webinaire live |
| temps de présence |
| date du document |
Cliquez sur Configurer pour valider la feuille d’émargement.
Étape 4 - Configurer l’attestation de présence
Dans Paramètres → Documents d’émargement, repérez la ligne Attestation de présence, puis cliquez sur Configurer.
Personnalisez le Contenu du document dans l’éditeur.
L’attestation de présence est nominative. Elle peut donc utiliser les variables liées au participant, comme [[NOM]] et [[PRENOM]], en plus des variables liées au webinaire live.
Cliquez sur Configurer pour valider l’attestation de présence.
Étape 5 - Envoyer automatiquement l’attestation de présence
Pour envoyer automatiquement l’attestation de présence par e-mail, ouvrez le menu Fin du webinaire live puis Emargement dans les paramètres du webinaire.
Renseignez le sujet et le contenu de l’e-mail puis enregistrez.
Une fois le webinaire live terminé, l’attestation de présence est envoyée automatiquement par e-mail aux participants ayant émargé.
Où retrouver les documents générés ?
Les documents générés sont disponibles dans la Bibliothèque média.
La configuration des documents reste accessible depuis les paramètres du webinaire live, dans Documents d’émargement.
L’expérience du côté de vos participants
Quand l’émargement est activé, le nom devient obligatoire lors de l’inscription au webinaire live.
Après le webinaire live, seuls les participants ayant émargé peuvent recevoir automatiquement l’attestation de présence par e-mail, si le sujet et le contenu de l’e-mail ont été configurés dans Fin du webinaire live.
Comment vérifier que les documents sont prêts ?
Dans Paramètres → Documents d’émargement, vérifiez l’état de chaque document.
Si un document apparaît en Non configuré, cliquez sur Configurer, complétez le Contenu du document, puis validez avec Configurer.
À ce stade : l’émargement est activé, les documents sont configurés et l’attestation peut être envoyée automatiquement aux participants ayant émargé.