L'espace documentaire de votre formation regroupe plusieurs documents qui vous seront utiles, certains sont même obligatoires pour les organisme de formation.
Les documents de formation son accessibles depuis le menu dans votre formation.
Lors de la création de votre formation, tous les documents doivent être configurés.
Il s'agit de modèles que vous pouvez modifier à votre convenance.
Configuration d'un document
Lors de la configuration, vous avez à gauche le contenu du document à modifier avec en jaune les textes à personnaliser (par vos propres informations) et à droite une liste de variables utilisables dans le document.
Lors de l'export du document, ces variables seront automatiquement remplacées par les informations du membre concerné et de sa formation.
Exemple avec le document : attestation d'assiduité
Une fois le document configuré, quand vous retournez à la liste des documents, via les 3 points en bout de ligne, vous pourrez alors modifier la configuration et/ou exporter le document :
Certains document peuvent également être publier dans l'espace apprenant des membres, il s'agit des documents :
Activité d'un membre
Attestation de réussite
Bulletin de notes
Fiche descriptive
Programme de formation
Exemple ici le document "Activité du membre", l'option de publication est disponible.
Export d'un document
Lors de l'export d'un document vous pourrez choisir de l'exporter pour un membre donné, un groupe de votre formation ou tous les membres de la formation.
Pour certains documents, il vous sera demandé une date de début et une date de fin de formation.
Ces dates seront affichées via les variables [[DATE_START]] et [[DATE_END]] et permettront également le calcul pour les variables [[DUREE]] et [[PROGRESSION]] qui sont respectivement la durée et le pourcentage de progression de l'apprenant entre la date de début et la date de fin entrée lors de l'export.
Enfin vous pouvez décider d'exporter le document et/ou de l'envoyer par mail à l'apprenant.
Il est donc possible de faire les 2 actions séparément ou simultanément.
Lors de l'export vous recevrez un mail avec le lien pour télécharger le document.
Notez que vous retrouverez également ce document dans votre bibliothèque dans le dossier Export.
Liste des documents disponibles
Activité d'un membre : document contenant toutes les informations de l'apprenant : le détail des connexion, la durée de connexion, le pourcentage de progression, les coachings, les messages, les évaluations réalisées et les notes obtenues
Attestation d'assiduité : pour les organismes de formations, c'est un document qui est à destination de l'employeur de l'apprenant, lorsque celui-ci suit votre formation dans le cadre de son travail salarié. C'est un document qui prouve que l'apprenant à bien suivi la formation et son parcours.
Attestation de formation : Document à destination de l'apprenant permettant de prouver que la formation a bien été suivie et le rappel des objectifs de celle-ci
Attestation de réussite : doit être configuré avec les évaluations de la formation qui comptent pour la réussite de la formation ainsi que la note minimale attendue. Ce document n'est disponible en publication aux apprenants uniquement lorsqu'ils remplissent les conditions de réussite.
Bulletin de notes : Configurable avec les évaluations qui doivent être comptabilisées pour la formation. Cela génèrera un relevé de note pour l'apprenant.
Certificat de réalisation : Document à destination des OPCO dans le cadre de formations financées afin d'attester la réussite de la formation et ains débloquer le paiement de la prestation.
Contrat de formation : Obligatoire pour chaque apprenant lorsque l'on est un organisme de formation déclaré. Ce document est à éditer lorsque l'apprenant suit la formation en tant que particulier. Le modèle proposé est celui de la DREETS et répond à la règlementation
Convention de formation : Obligatoire pour chaque apprenant lorsque l'on est un organisme de formation déclaré. Ce document est à éditer lorsque l'apprenant suit la formation via son entreprise, la convention est à faire signer par la société de l'apprenant. Le modèle proposé est celui de la DREETS et répond à la règlementation
Déroulé pédagogique : Document interne, rempli par le formateur. Feuille de route de la formation afin de mettre en relation les objectifs, les méthodes et les outils mais aussi les évaluations. Permet de créer la formation mais aussi l'adapter. Prouve notamment que les objectifs sont évaluables. Ce document vous permet de répondre à plusieurs indicateurs de Qualiopi
Fiche descriptive : Doit contenir le programme de la formation mais également toutes les informations demandées dans l'indicateur 1 de Qualiopi. Si cette fiche est remplie correctement et partagée sur votre site par exemple pour chacune de vos formations, vous remplissez alors les conditions de l'indicateur 1 de Qualiopi.
Protocole individuel de formation : ou PIF, document qui précise les modalités de réalisation de la formation. Il a pour objectif de faciliter la lisibilité de l'action de formation et de permettre à l'apprenant de connaitre précisément les conditions de réalisation de l'action. Il y a deux document :
Particulier pour les apprenants qui suivent la formation en tant que particulier
Entreprise pour les apprenants qui suivent la formation via leur société. C'est un document tri partie, à signer entre l'entreprise, l'apprenant et l'organisme de formation